Nous accordons une grande importance à la protection de votre vie privée. La présente déclaration de confidentialité explique quelles données à caractère personnel M-Files , comment M-Files les M-Files et à quelles fins, dans le cadre du canal de signalement M-Files , qui a été mis en place conformément à la directive (UE) 2019/1937 relative à la protection des personnes qui signalent des violations du droit de l'Union (« directive sur le signalement ») et à sa législation nationale de transposition.

Les références au canal de signalement et aux procédures de signalement englobent le canal de signalement mis en place par M-Files , ainsi que tous les signalements qui y sont transmis et les procédures et enquêtes qui en découlent.

1. Contrôleur(s)

M-Files (responsable principal)

Peltokatu 34C, 33100 Tampere, Finlande33100 Tampere, Finlande

et les sociétés de notre groupe

(ci-après dénommé « nous » ou «M-Files)

 

L'infrastructure du canal de signalement est fournie par M-Files à l'usage de l'ensemble M-Files . Lorsqu'une procédure de signalement concerne des employés ou d'autres personnes concernées d'une M-Files autre que M-Files , le traitement des données à caractère personnel dans le cadre de cette procédure de signalement sera placé sous le contrôle conjoint de M-Files et de la ou M-Files autres M-Files concernées. Les droits et obligations des entités du groupe ont été convenus et consignés dans l'accord-cadre de transfert de données M-Files .

2. Coordonnées pour les questions relatives à la protection de la vie privée

Délégué à la protection des données :

[email protected], ou

 

M-Files

Hermia 12

Hermiankatu 1 B

33720 Tampere, Finlande

3. Quelle est la finalité et la base juridique du traitement des données à caractère personnel ?

Le traitement des données à caractère personnel a pour finalité la mise en place et la gestion du canal d'alerte M-Files, ainsi que la réception, l'examen et le règlement de tout manquement ou autre problème signalé par ce biais, conformément aux politiques internes M-Files, aux dispositions de la directive relative à la protection des lanceurs d'alerte et à la législation nationale de transposition.

La base du traitement des données personnelles est de remplir notre obligation légale, c'est-à-dire de nous conformer aux obligations et aux exigences énoncées dans la législation nationale de mise en œuvre de la directive sur la dénonciation.

4. Quelles données traitons-nous ?

L'utilisation du canal de dénonciation pour soumettre un rapport ne nécessite pas la transmission de données personnelles. Lorsque vous utilisez le canal de dénonciation, vous recevez un identifiant et un mot de passe uniques, qui ne peuvent pas être utilisés pour vous identifier. Le canal de dénonciation est conçu de manière à pouvoir être utilisé de manière totalement anonyme.

 

Toutefois, si une personne effectuant un signalement via le canal de dénonciation inclut dans son signalement des données à caractère personnel la concernant ou concernant une autre personne, par exemple une personne mise en cause pour un acte répréhensible, ces données à caractère personnel seront traitées conformément à la présente déclaration de confidentialité. Lorsque des données à caractère personnel manifestement inutiles ou incorrectes sont identifiées dans un signalement ou un dossier, ces données seront effacées sans retard injustifié par les personnes autorisées à accéder au signalement ou au dossier en question, conformément aux politiques internes applicables M-Files. Ainsi, les données à caractère personnel traitées dans le cadre du canal de signalement pourraient, sans s'y limiter, inclure par exemple :

• Identité de la personne qui soumet un rapport
• Identité de l'auteur présumé de l'acte répréhensible
• Identité de la personne liée à l'acte répréhensible présumé
• Informations relatives à l'acte répréhensible présumé
• Toute autre donnée à caractère personnel communiquée dans le canal de dénonciation

5. D'où proviennent les données ?

Les données à caractère personnel traitées dans le cadre du canal d'alerte sont, par défaut, extraites du rapport établi par la personne qui utilise le canal d'alerte. Le canal d'alerte peut être utilisé de manière anonyme, mais vous pouvez, si vous le souhaitez, fournir des informations permettant de vous identifier dans le rapport. En outre, des données à caractère personnel vous concernant peuvent être traitées si une autre personne a identifié ou indiqué d'une autre manière des informations vous concernant dans un rapport d'alerte qu'elle a établi.

 

Le cas échéant, des informations provenant d'autres sources peuvent être utilisées pour vérifier l'exactitude des rapports de dénonciation et lorsqu'un tel rapport donne lieu à une enquête, des données personnelles supplémentaires peuvent être collectées et traitées dans le cadre de l'enquête. Ces données à caractère personnel peuvent être collectées à partir de sources accessibles au public ou sur la base d'informations reçues des autorités ou d'autres tiers, dans les limites des lois et règlements applicables.

 

6. À qui divulguons-nous des données et transférons-nous des données en dehors de l'UE ou de l'EEE ?

Nous ne divulguons pas vos données personnelles traitées dans le cadre du canal de dénonciation à des parties externes, à l'exception des processus de dénonciation en cours et des données personnelles associées qui peuvent être divulguées à nos filiales et sociétés affiliées, ou à un propriétaire, copropriétaire ou opérateur ultérieur des services et à leurs conseillers dans le cadre d'une fusion d'entreprises, d'une consolidation, d'une restructuration, de la vente de la quasi-totalité de nos actions et/ou de nos actifs, ou dans le cadre d'une procédure de faillite, ou d'une autre réorganisation d'entreprise.

Nous faisons appel à des sous-traitants pour fournir le canal de dénonciation. Les sous-traitants sont utilisés pour fournir la plateforme de dénonciation et d'autres services nécessaires pour se conformer aux exigences de la directive sur la dénonciation et de sa législation nationale de mise en œuvre. Tous les sous-traitants sont liés par des accords de traitement des données et de confidentialité adéquats et ne traitent les données à caractère personnel que dans la mesure nécessaire à la réalisation des objectifs énoncés dans le présent avis de confidentialité.

Vos données à caractère personnel peuvent également être communiquées entre les entités M-Files , selon les employés de quelles entités juridiques effectuent un signalement, sont mentionnés dans un signalement ou sont chargés de recevoir et de traiter le signalement ainsi que les procédures associées, conformément aux politiques internes M-Files.

Lorsqu'un M-Files ou une entité située en dehors de l'UE/EEE est mentionné dans un signalement, ou lorsqu'un employé situé en dehors de l'UE/EEE est désigné pour traiter le signalement et les procédures associées, les données à caractère personnel contenues dans ce signalement peuvent être traitées en dehors de l'UE/EEE. Lorsque des données à caractère personnel sont traitées en dehors de l'UE/EEE, nous veillons à ce que tout transfert soit couvert par les clauses contractuelles types de la Commission européenne ou par une autre garantie appropriée, comme décrit à l'article 46 du RGPD.

7. Comment protégeons-nous les données et combien de temps les conservons-nous ?

Seuls nos employés qui, en raison de la nature de leur travail, sont désignés pour superviser les cas de signalement, sont autorisés à utiliser le système et à accéder aux dossiers contenant les données à caractère personnel liées à la procédure de signalement, et ce uniquement dans la mesure où il a été établi que le cas en question relève de leur responsabilité spécifique conformément aux politiques internes M-Files. Chaque utilisateur dispose d'un identifiant et d'un mot de passe personnels pour accéder aux systèmes utilisés pour traiter les données à caractère personnel. Les données sont stockées dans des systèmes protégés par des pare-feu, des mots de passe et d'autres mesures techniques. À l'exception des situations où un signalement donnerait lieu à des mesures supplémentaires (par exemple, une enquête pénale), toutes les données à caractère personnel seront traitées exclusivement à l'aide de ces systèmes et ne seront ni stockées ni transférées ailleurs, à l'exception des employés responsables qui accèdent aux données dans les systèmes pour s'acquitter de leurs responsabilités désignées.

Les données à caractère personnel que nous recueillons sont conservées pendant la période nécessaire à la réalisation des objectifs décrits dans le présent avis de confidentialité, à moins qu'une période de conservation plus longue ne soit requise par la loi ou par nous pour protéger nos droits légaux. Toutes les données à caractère personnel seront supprimées après la résolution définitive de la procédure de dénonciation en question, à moins que d'autres mesures, telles qu'une enquête criminelle, nécessitant le traitement ultérieur des données ne soient nécessaires et ne résultent de la procédure de dénonciation.

Nous évaluons régulièrement la nécessité de stocker les données, en tenant compte de la législation applicable. En outre, nous prenons des mesures raisonnables pour garantir qu'aucune donnée personnelle incompatible, obsolète ou inexacte n'est stockée, compte tenu de la finalité du traitement. Nous corrigeons ou effaçons ces données sans délai.

8. Quels sont vos droits en tant que personne concernée ?

Vous avez le droit de consulter les données personnelles stockées vous concernant et le droit d'exiger la rectification ou l'effacement des données inexactes, périmées, inutiles et illégales. Vous avez le droit de demander la rectification des données vous concernant qui sont traitées dans la mesure où elles sont inexactes, périmées, inutiles ou illégales. Si vous contestez l'exactitude ou d'autres aspects des données, vous avez également le droit de demander la limitation du traitement de vos données jusqu'à ce qu'une décision soit prise quant à leur rectification (c'est-à-dire jusqu'à ce qu'il soit vérifié si les données sont inexactes, périmées, inutiles ou illégales en ce qui concerne le processus de dénonciation en question).

Pour des raisons tenant à votre situation particulière, vous avez également le droit de demander l'effacement de vos données.

Afin de garantir l'intégrité des procédures d'alerte, c'est-à-dire de se conformer à la directive sur la protection des lanceurs d'alerte et de mettre en œuvre la législation nationale, il peut s'avérer nécessaire de limiter la mesure dans laquelle vous, en tant que personne concernée, pouvez exercer vos droits concernant vos données à caractère personnel traitées dans le cadre du canal d'alerte. Lorsque de telles situations surviennent et qu'il serait nécessaire de limiter vos droits, le délégué à la protection M-Files sera consulté afin de procéder à une évaluation au cas par cas, en tenant compte à la fois de vos droits et des obligations légales M-Files en la matière, avant qu'une décision finale ne soit prise quant à l'acceptation ou le rejet de votre demande.

Vous avez également toujours le droit de déposer une plainte auprès de l'autorité de contrôle.

9. Vie privée des enfants

Nos services ne s'adressent pas aux enfants et nous n'avons pas l'intention de collecter des données à caractère personnel auprès d'enfants dans le cadre du canal d'alerte. Nous vous demandons de ne pas utiliser les services et de ne pas nous fournir d'informations vous concernant si vous n'avez pas atteint l'âge de la majorité, tel qu'il est défini dans votre juridiction, et si vous avez besoin du consentement ou de l'autorisation de vos parents pour le traitement de vos données personnelles.

10. Avec qui pouvez-vous être en contact ?

Tous les contacts et demandes concernant cet avis de confidentialité doivent être soumis par écrit à l'adresse mentionnée dans la section deux (2) « Coordonnées pour les questions relatives à la confidentialité ».