Tu privacidad es importante para nosotros. Este aviso de privacidad explica qué datos personales M-Files , cómo los M-Files y con qué fines en relación con el Canal de Denuncia de Irregularidades M-Files , que se ha implementado de conformidad con la Directiva (UE) 2019/1937, relativa a la protección de las personas que denuncian infracciones del Derecho de la Unión («Directiva sobre denuncia de irregularidades») y su legislación nacional de aplicación.

Las referencias al canal de denuncia de irregularidades y a los procesos de denuncia de irregularidades incluyen el canal de denuncia de irregularidades implantado por M-Files , así como cualquier denuncia presentada a través del mismo y los procesos e investigaciones que de ello se deriven.

1. Controlador(es)

M-Files (responsable principal)

Peltokatu 34C, 33100 Tampere, Finlandia33100 Tampere, Finlandia

y las empresas de nuestro grupo

(en adelante, «nosotros» oM-Files)

 

La infraestructura del Canal de Denuncia de Irregularidades es proporcionada por M-Files para su uso por parte de todo M-Files . Cuando un proceso de denuncia de irregularidades se refiera a empleados u otros interesados de una M-Files distinta de M-Files , el tratamiento de los datos personales en el contexto de dicho proceso de denuncia será controlado conjuntamente por M-Files y la otra M-Files o entidades M-Files en cuestión. Los derechos y obligaciones de las entidades del Grupo se han acordado y documentado en el Acuerdo Marco de Transferencia de Datos M-Files .

2. Información de contacto para cuestiones de privacidad

Responsable de protección de datos:

[email protected], o

 

M-Files

Hermia 12

Hermiankatu 1 B

33720 Tampere, Finlandia

3. ¿Cuál es la finalidad y la base jurídica del tratamiento de datos personales?

La finalidad del tratamiento de los datos personales es crear y mantener el canal de denuncia de irregularidades M-Files, así como recibir, investigar y resolver cualquier incumplimiento u otros asuntos que se denuncien a través de dicho canal, de conformidad con las políticas internas M-Files y con los requisitos de la Directiva sobre protección de los denunciantes y la legislación nacional de transposición.

La base del tratamiento de los datos personales es el cumplimiento de nuestra obligación legal, es decir, el cumplimiento de las obligaciones y requisitos establecidos en la legislación nacional de aplicación de la Directiva sobre la denuncia de irregularidades.

4. ¿Qué datos tratamos?

Utilizar el canal de denuncias para presentar una denuncia no requiere facilitar ningún dato personal. Cuando utiliza el canal de denuncia, se le asignan un identificador de caso y una contraseña únicos, que no pueden utilizarse para identificarle. El canal de denuncia está diseñado para que pueda utilizarse de forma totalmente anónima.

 

No obstante, en caso de que una persona que presente una denuncia a través del canal de denuncia de irregularidades incluya en la misma datos personales que le conciernan a ella misma o a otra persona —por ejemplo, a una persona acusada de una irregularidad—, dichos datos personales se tratarán de conformidad con el presente Aviso de privacidad. Cuando se identifiquen datos personales manifiestamente innecesarios o incorrectos en una denuncia o en un expediente, dichos datos personales serán suprimidos sin demora indebida por las personas autorizadas a acceder a la denuncia o al expediente en cuestión, de conformidad con las políticas internas aplicables M-Files. Por lo tanto, los datos personales tratados en relación con el canal de denuncia podrían incluir, entre otros, por ejemplo:

• Identidad de la persona que presenta la denuncia
• Identidad del presunto infractor
• Identidad de la persona relacionada con la presunta infracción
• Información relativa a la presunta infracción
• Cualquier otro dato personal facilitado en el canal de denuncias

5. ¿De dónde recibimos los datos?

Los datos personales tratados en relación con el canal de denuncia se reciben, por defecto, de la denuncia realizada por la persona que utiliza el canal de denuncia. El canal de denuncia puede utilizarse de forma anónima, pero, a su elección, puede facilitar información que le identifique en la denuncia. Además, los datos personales que le conciernen pueden ser objeto de tratamiento si otra persona ha identificado o indicado de otro modo información relativa a usted en una denuncia realizada por ella.

 

Cuando proceda, podrá utilizarse información de otras fuentes, según corresponda, para verificar la exactitud de las denuncias de irregularidades y, cuando una denuncia de este tipo dé lugar a una investigación, podrán recopilarse y tratarse datos personales adicionales en relación con la investigación. Dichos datos personales podrán recogerse de fuentes de acceso público o basarse en información recibida de las autoridades o de terceros, dentro de los límites de las leyes y reglamentos aplicables.

 

6. ¿A quién revelamos los datos y los transferimos fuera de la UE o del EEE?

No revelamos sus datos personales procesados en relación con el canal de denuncia de irregularidades a partes externas, excepto que los procesos de denuncia de irregularidades en curso y los datos personales asociados pueden ser revelados a nuestras subsidiarias y filiales, o a un propietario, copropietario u operador posterior de los Servicios y sus asesores en relación con una fusión corporativa, consolidación, reestructuración, la venta de sustancialmente todas nuestras acciones y/o activos, o en relación con procedimientos de quiebra, u otra reorganización corporativa.

Utilizamos subcontratistas para proporcionar el canal de denuncia de irregularidades. Los subcontratistas se utilizan para proporcionar la plataforma de denuncia de irregularidades y otros servicios necesarios para cumplir los requisitos de la Directiva sobre denuncia de irregularidades y su legislación nacional de aplicación. Todos los subcontratistas están sujetos a acuerdos adecuados de tratamiento de datos y confidencialidad, y sólo tratan datos personales en la medida necesaria para cumplir los fines establecidos en el presente Aviso de Privacidad.

Sus datos personales también podrán ser compartidos entre las entidades M-Files , dependiendo de qué empleados de qué entidades jurídicas presenten un informe, figuren en él o sean responsables de recibirlo y gestionarlo, así como de los procedimientos asociados, de conformidad con las políticas internas M-Files.

Cuando en una denuncia se mencione a un M-Files o a una entidad situada fuera de la UE/EEE, o cuando se designe a un empleado situado fuera de la UE/EEE como responsable de la gestión de la denuncia y de los procedimientos asociados, los datos personales contenidos en la denuncia podrán ser tratados fuera de la UE/EEE. Cuando los datos personales se tratan fuera de la UE/EEE, nos aseguramos de que cualquier transferencia esté amparada por las cláusulas contractuales tipo de la Comisión Europea o por otra garantía adecuada, tal y como se describe en el artículo 46 del RGPD.

7. ¿Cómo protegemos los datos y cuánto tiempo los almacenamos?

Solo aquellos de nuestros empleados a quienes, por la naturaleza de su trabajo, se les ha asignado la responsabilidad de supervisar los casos de denuncia de irregularidades, están autorizados a utilizar el sistema y a acceder a los expedientes que contienen los datos personales relacionados con el proceso de denuncia, y únicamente en la medida en que se haya determinado que el caso de denuncia en cuestión entra dentro de su ámbito de responsabilidad específico, de conformidad con las políticas internas M-Files. Cada usuario dispone de un nombre de usuario y una contraseña personales para acceder a los sistemas utilizados para tratar datos personales. Los datos se almacenan en sistemas protegidos por cortafuegos, contraseñas y otras medidas técnicas. Salvo en situaciones en las que una denuncia dé lugar a medidas adicionales (por ejemplo, una investigación penal), todos los datos personales se tratarán exclusivamente mediante dichos sistemas y no se almacenarán ni transferirán a ningún otro lugar, salvo en el caso de los empleados responsables que accedan a los datos en los sistemas para desempeñar las funciones que les han sido asignadas.

Los datos personales que recopilamos se conservan durante el periodo necesario para cumplir los fines descritos en el presente Aviso de Privacidad, a menos que la ley exija un periodo de conservación más largo, o que nosotros lo exijamos para proteger nuestros derechos legales. Todos los datos personales se suprimirán una vez resuelto definitivamente el proceso de denuncia en cuestión, a menos que sean necesarias otras medidas, como una investigación penal, que requieran el tratamiento ulterior de los datos y se deriven del proceso de denuncia.

Estimamos periódicamente la necesidad de almacenar los datos, teniendo en cuenta la legislación aplicable. Además, tomamos las medidas razonables para garantizar que no se almacenen datos personales incompatibles, obsoletos o inexactos, teniendo en cuenta la finalidad del tratamiento. Corregimos o borramos dichos datos sin demora.

8. ¿Cuáles son sus derechos como interesado?

Tiene derecho a inspeccionar los datos personales almacenados que le conciernan y derecho a solicitar la rectificación o supresión de los datos inexactos, obsoletos, innecesarios e ilícitos. Tiene derecho a solicitar la rectificación de los datos que le conciernan y que sean objeto de tratamiento en la medida en que sean inexactos, obsoletos, innecesarios o ilícitos. Cuando impugne la exactitud u otros aspectos de los datos, también tiene derecho a solicitar la restricción del tratamiento de sus datos hasta que se tome una decisión sobre la rectificación de los mismos (es decir, hasta que se verifique si los datos son inexactos, obsoletos, innecesarios o ilícitos con respecto al proceso de denuncia de irregularidades en cuestión).

Por motivos relacionados con su situación particular, también tiene derecho a solicitar la supresión de sus datos.

Garantizar la integridad de los procesos de denuncia de irregularidades —es decir, cumplir con la Directiva sobre denuncia de irregularidades y aplicar la legislación nacional— puede requerir limitar el alcance en que usted, como interesado, puede ejercer sus derechos con respecto a sus datos personales que se tratan en el canal de denuncia de irregularidades. En caso de que se den situaciones en las que sea necesario limitar sus derechos, se consultará al responsable de protección M-Files para que realice una evaluación caso por caso, teniendo en cuenta tanto sus derechos como las obligaciones legales M-Files al respecto, antes de tomar una decisión definitiva sobre si se atiende o no su solicitud.

También tiene siempre derecho a presentar una reclamación ante la autoridad de control.

9. Privacidad de los niños

Nuestros servicios no están dirigidos a los niños y no tenemos intención de recopilar datos personales de niños en relación con el canal de denuncias. Le rogamos que no utilice los servicios y que no nos facilite ninguna información sobre usted si es menor de edad, definida en su jurisdicción, y requiere el consentimiento o la autorización de los padres para el tratamiento de datos personales.

10. ¿Con quién puede ponerse en contacto?

Todos los contactos y solicitudes relativos a este Aviso de Privacidad deben presentarse por escrito a la dirección mencionada en la sección dos (2) "Información de contacto para asuntos de privacidad".